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Tudo o que você precisa saber sobre saneamento de dados cadastrais

saneamento de dados cadastrais
30/08/2021

Tudo o que você precisa saber sobre saneamento de dados cadastrais

Saneamento de dados cadastrais é a atividade relacionada à correção e a suplementação das informações das empresas para satisfazer às características do negócio. Trata-se de uma necessidade empresarial para a satisfação das exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que exige esforço e dedicação por parte dos empresários que atuam no território nacional.

Essa atividade exige a comparação dos dados obtidos com as informações registradas no cadastro, além da geração e a análise de um relatório, que aponta as divergências e possibilita a realização da atualização cadastral. Para realizar a correção das informações, é possível fazer consultas nas bases da Receita Federal do Brasil (RFB), Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) etc.

Neste conteúdo, vamos explicar o que é saneamento de dados cadastrais e qual é o seu objetivo. Além disso, apontaremos a importância dessa atividade e falaremos sobre as principais vantagens de fazê-la. Aqui, você vai descobrir como esse procedimento ajuda na redução de riscos, otimização de gastos com processos administrativos, eliminação de multas e maior organização nas empresas.

Gostaria de acessar um passo a passo de como fazer o saneamento de dados cadastrais? Acompanhe a leitura deste artigo!

O que é saneamento de dados cadastrais?

O conceito de saneamento de dados cadastrais envolve um método de verificação, acompanhado da resolução de possíveis inconsistências, erros ou ausência de informações em cadastros empresariais constantes no sistema do eSocial. Esse procedimento envolve a atualização ou a complementação dos registros que estão em softwares ou sistemas informatizados de um negócio.

Observe abaixo alguns detalhes dessa atividade!

Criação do eSocial

O objetivo dessa atividade é verificar se os aspectos tributários, fiscais e contábeis estão corretos e devidamente compatíveis com a realidade da empresa. Antes de o governo criar o eSocial, não era preciso ter preocupação com a consistência dos dados, que eram informados por meio de vários sistemas que facilitavam a transmissão das obrigações.

Com a chegada do eSocial, tornou-se necessário manter as informações em perfeita compatibilidade, fazendo o saneamento, com o objetivo de evitar complicações com o Fisco e atender todas às exigências do sistema. Para que a empresa esteja adequada é necessário observar diversos critérios, inclusive atualizar e informar os dados trabalhistas da organização.

Qualificação dos cadastros

A qualificação cadastral é um processo usado pelo Governo Federal, que faz o cruzamento das informações dos colaboradores registrados pelas empresas. Entram no procedimento o nome completo, a data de nascimento do trabalhador, o número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) e o Número de Identificação Social (NIS). Essa atividade evita a realização de cadastros divergentes ou duplicados.

O processo de qualificação cadastral é efetuado no portal do eSocial individualmente ou por meio da opção em lotes. Se houver inconsistência nos dados do colaborador, as declarações transmitidas pela empresa poderão ser invalidadas. Diante disso, o trabalhador terá que ir até o órgão responsável e fazer pessoalmente a regularização do seu cadastro.

No site, é possível fazer consultas individuais ou acessar as informações de dez colaboradores em uma única tela, usando a Internet. Se a qualificação for feita em lote, o usuário deverá usar um arquivo padronizado conforme o layout do sistema. O procedimento será finalizado após a conclusão de várias fases, que deverão ser seguidas pelos usuários.

Atualização cadastral

A ferramenta é indispensável para a atualização cadastral e a verificação da autenticidade das informações da organização responsável pela qualificação cadastral. Ela proporciona segurança para os dados gerados durante a realização do processo. Depois da qualificação, as empresas precisam fazer as adequações nos cadastros sempre que surgirem mudanças na folha de pagamento.

O eSocial impõe um conjunto de obrigações referentes a centenas de informações e dezenas de eventos declaratórios. As informações que precisam ser atualizadas incluem estado civil, endereço, jornadas de trabalho, funções ou cargos etc. Se esses dados forem cadastrados de modo incorreto, o sistema invalida a declaração e o procedimento efetuado.

Qual é a relação entre o saneamento dos dados e o eSocial?

O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que foi planejado para integrar as informações gerados pelas organizações relacionadas às obrigações acessórias previdenciárias, trabalhistas e fiscais.

Confira abaixo como ele funciona e sua relação com a qualificação e a atualização dos dados!

Folha de pagamento digital

É por meio do eSocial que os empregadores fazem o pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), entre outros. Diversas entidades e órgãos, como a Caixa Econômica Federal (CEF), a RFB, o INSS, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), estão reunidas na plataforma.

As empresas acessam o sistema unificado e a folha de pagamento digital e fornecem os dados dos trabalhadores a esses órgãos. O eSocial assegura que os colaboradores recebam os seus direitos trabalhistas e previdenciários e evita a sonegação de impostos. Por isso, as empresas são obrigadas a fazer o saneamento dos dados.

Documentos agregados ao eSocial

No eSocial são transmitidos vários documentos, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP). Os dados enviados precisam ser saneados e não poderá haver inconsistências.

Prazos de envio de informações

Os documentos precisam ser enviados dentro do prazo. Por exemplo, os avisos prévios e desligamentos têm o prazo de dez dias para serem informados. Já a contratação de um novo colaborador deverá ser informada até um dia antes do registro da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS). Os documentos devem ser assinados eletronicamente antes do envio.

Penalidades e multas do eSocial

A falta de saneamento dos dados cadastrais e do cumprimento dos prazos estabelecidos pelo governo gera multas para as organizações. A ausência do registro de um funcionário contratado, a falta de alteração nos dados cadastrais e outros fatores originam penas pecuniárias. Os valores dessas multas podem variar entre algumas centenas e milhares de reais.

Qual é o objetivo do saneamento de dados cadastrais?

O objetivo do saneamento dos dados cadastrais é manter todas as informações do negócio em dia no sistema do Governo Federal. Com o procedimento, as empresas conseguem criar parâmetros e padronizar todos os dados que serão transmitidos no eSocial, para que sejam correspondentes à realidade do que ocorre dentro de uma empresa.

Informar os órgãos fiscalizadores

As organizações precisam informar ao Fisco as mudanças dos salários, estado civil, profissão e endereço de seus colaboradores. O saneamento cadastral garante que todas essas informações permaneçam atualizadas. Caso ocorra uma falha nesse procedimento, a organização pode sofrer penalizações, multas e prejuízos financeiros.

Catalogar os erros de cadastro

Inicie o processo montado um formulário com questões e respostas em forma de alternativas para assinar. Colete de modo estruturado as sugestões e as opiniões dos membros da sua empresa e depois faça o desenho de uma timeline, registrando o tráfego das informações até que elas sejam enviadas pelo eSocial. Obtenha todos os dados, inclusive o indicador de desempenho OTIF.

Procure extrair o cadastro inteiro em formato de planilha, usando um sistema integrado de gestão empresarial ou Enterprise Resource Planning (ERP). Caso não seja possível fazer o procedimento sozinho, solicite o auxílio dos profissionais de Tecnologia da Informação (TI) para fazer a extração usando o banco de dados da organização ou Small Data.

Validar os dados

Assim que as informações sensíveis estiverem nessa planilha, mantenha-a em local seguro e com acesso restrito, para evitar que ela seja acessada indevidamente. Se a organização usa uma ferramenta de data cleaning ou data profiling, não será necessário criar esse documento. Em seguida, inicie o processo de validação dos dados.

Analise todos os resultados das entrevistas efetuadas com os usuários e tente identificar a existência de problemas na planilha extraída. É importante ter uma visão integral das informações de diversos usuários, para obter insights valiosos e encontrar com mais facilidade as falhas, erros ou inconsistências. Verifique todos os pontos e assegure-se de que estão corretos.

Identificar campos obrigatórios

As validações básicas se referem à identificação dos campos obrigatórios, seus formatos e ligação com outros domínios na própria planilha. Nessa etapa, é preciso conferir se os códigos dos fornecedores no cadastramento de produtos estão conectados ao cadastro de suas parceiras. Use um sistema de pontuação para filtrar e qualificar com agilidade os registros.

A análise e o sistema de pontos são executados com o uso de fórmulas simples na própria planilha. Certifique-se de que os valores são correspondentes ao formato de cada campo e se há alguma informação passível de correção. Apesar de essa ser uma atividade que requer atenção, ela é essencial para identificar inconsistências cadastrais.

Verificar a precisão dos dados

As validações avançadas servem para verificar a completude e a precisão das informações dos cadastros. Comece averiguando os registros mais completos e que contenham o maior número de dados. Valide os endereços, os números dos Cadastros de Pessoa Físicas (CPF) e dos Cadastros Nacionais de Pessoas Jurídicas (CNPJ) de seus fornecedores e parceiros.

Confira os campos que registram os e-mails e números de telefones com cautela. Esses dados são mais complexos para fazer a conferência, mas eles são muito importantes e podem prejudicar a qualidade dos cadastros das empresas. As inconsistências nesses campos podem impedir o contato com clientes importantes e atrapalhar as atividades da empresa.

Para validar os formatos de telefones e e-mails, é necessário seguir um padrão. Revise também os registros para ter certeza de que não existem valores duplicados, por exemplo, nomes ou CPFs registrados por engano. A correção das duplicatas precisa seguir um procedimento adequado, pois evitará discussões relacionadas aos registros duplicados.

Qual é a importância do saneamento de dados cadastrais?

O saneamento dos dados cadastrais é muito importante para que sejam enviadas as informações corretas aos órgãos competentes. Por esse motivo, o procedimento de qualificação e atualização não deve ser feito no último momento, perto do prazo de entrega dos dados. A atividade precisa ser enviada na data prevista, mas a revisão de cada informação deve ser feita com antecedência.

Cumprimento das exigências legais

O envio de dados incorretos pode gerar diversos transtornos para uma empresa, por exemplo, o recebimento de auto de infrações, cobrança de multas e outras punições que a fiscalização pode aplicar. O saneamento dos dados cadastrais é uma exigência legal, que precisa ser cumprida para que as organizações continuem atuando em conformidade com as leis nacionais.

Integração das informações

As empresas devem centralizar a gestão de suprimentos industriais, serviços, colaboradores e fornecedores para que os dados se tornem compreensíveis. A integração das informações ajudará a reduzir os custos do negócio. Além do mais, o processo dará aos gestores discernimento para criar estratégias que aumentarão a segurança do empreendimento e ajudará a consolidar a empresa no mercado.

Mais segurança

Faça análises mais profundas para averiguar a coerência dos dados cadastrais e ter mais segurança em suas atividades. Os clientes, os colaboradores e os fornecedores são o público-alvo do saneamento de cadastros. Procure aplicar estratégias para desenvolver relacionamentos positivos e facilitar a adequação das informações.

Não transmita dados duvidosos ou equivocados, mantenha-os sempre atualizados e preencha as lacunas. O gerenciamento do cadastro deve ser efetuado com eficiência, para garantir o envio dos dados relacionados às questões tributárias, trabalhistas e contábeis. Saiba que o auxílio de um especialista é imprescindível para o atendimento de mudanças legislativas.

Vantagens tributárias

As chances de o saneamento de cadastro ser bem-sucedido é significativamente maior se a empresa investir nessas práticas. Ela poderá obter benefícios tributários ao contar com uma empresa especializada para a realização do procedimento e evitar uma série de transtornos futuros, os quais decorrem de falhas humanas ocorridas no envio dos dados.

Quais as vantagens de fazer o saneamento de dados?

O SPED é um sistema público cujo objetivo principal é emitir eletronicamente todos os documentos e livros fiscais e contábeis das empresas. O seu surgimento levou as empresas a implementar várias mudanças nos lançamentos de dados no sistema de cadastro de fornecedores e clientes.

Veja, a seguir, os principais benefícios de fazer o saneamento das informações cadastrais!

Redução de riscos

O procedimento de qualificação e atualização dos dados do cadastro garante a eficiência na comunicação com fornecedores e clientes. A atividade também permite a identificação e a eliminação dos riscos de construir relacionamentos com fornecedores que estejam com o seu CNPJ inapto na Receita Federal ou inaptos na Secretaria do Estado da Fazenda (SEFAZ).

Otimização de gastos com processos administrativos

A atualização contínua dos dados organizacionais evita gastos decorrentes de processos administrativos que são impulsionados pelo Fisco. Esses procedimentos geram despesas com o pagamento de honorários advocatícios, já que é necessário contratar um profissional especializado em Direito Tributário e Empresarial para fazer as defesas e evitar prejuízos.

Os processos administrativos também podem prejudicar os negócios, impedir a realização de parcerias com outras empresas e atrapalhar os planos de crescimento da organização. Isso ocorre porque os empresários costumam averiguar a situação de outros empreendimentos antes de fechar uma negociação, para ter mais segurança.

Eliminação do pagamento de multas

Com o saneamento dos dados dos cadastros, é possível evitar o pagamento de multas que interferem no planejamento financeiro do negócio. As multas podem ser bastante caras e a falta de pagamento dos valores cobrados pelo governo poderá inviabilizar as operações da empresa. Os gestores terão dificuldades para lidar com o orçamento se surgirem sanções pecuniárias.

Maior organização

A qualificação dos dados evita retrabalhos no envio de e-mails, notas fiscais e documentos etc. Essa atividade permite a construção de uma base de dados organizada e unificada, bem como mantém o nome do empreendimento íntegro devido ao envio de arquivos digitais, que têm validade jurídica ao sistema do governo.

Impossibilidade de responder a processos jurídicos

Devido ao cumprimento das obrigações acessórias e principais dentro do prazo e com regularidade, a empresa evitará o ajuizamento de processos jurídicos tributários pelos entes municipais, estaduais ou federais. Caso venha a responder a uma ação judicial, a consistência das informações serão comprovadas desde o início dos litígios.

Processo de governança cadastral

Além de cumprir todas as exigências legais, o saneamento dos dados cadastrais ajuda a gerenciar um volume enorme de informações que são obtidas diariamente pelas organizações. Todos os dias são coletados novos dados sobre potenciais clientes, parceiros e fornecedores, sendo fundamental manter os departamentos da empresa e também as informações bancárias atualizadas.

Em virtude disso, as empresas adotam um processo de governança cadastral, para atender a cada exigência operacional do negócio. Consequentemente, é crucial adotar ferramentas e metodologias eficazes para reparação, limpeza e atualização dos dados cadastrais das organizações. Assim, o fluxo de informações é unificado a partir de informações chaves, como CNPJs e CPFs.

Quais as consequências de ignorar o saneamento de dados?

Existem várias consequências de ignorar o saneamento dos dados. Uma delas é a perda do controle das informações importantes do negócio. Outra é o lançamento incorreto dos dados contábeis, que pode gerar um problema fiscal, a aplicação de multas pelos órgãos competentes e, inclusive, o surgimento de retrabalhos para os colaboradores da contabilidade.

A ausência de controle na base dos itens adquiridos pela empresa pode prejudicar a rastreabilidade do patrimônio, os dados de fornecedores de materiais elétricos e da garantia de soluções contratadas. Se forem comprados vários produtos com um único código, por exemplo, é preciso lançar as informações de forma precisa e considerar as métricas Cost Avoidance.

Como fazer o saneamento de dados cadastrais?

O saneamento dos dados cadastrais exige a atenção das empresas e deve seguir uma padronização. Não devem ser lançadas informações em duplicidade e elas devem estar corretas para fazer um registro válido, de acordo com as regras nacionais. Os cadastros devem ser estruturados e feitos por profissionais que fiquem responsáveis por esse procedimento.

Observe abaixo dicas para fazer a atividade!

Juntar as informações dos colaboradores

O primeiro passo a ser dado pela empresa é reunir os dados dos colaboradores de todas as áreas. O gestor deve gerar um arquivo com todas as informações cadastrais dos trabalhadores, que normalmente são registrados no banco de dados do setor de Recursos Humanos da organização. A seguir, é necessário acessar o site do eSocial.

Enviar essas informações no site do eSocial

Acesse a página que foi destinada para a qualificação cadastral dos colaboradores, para fazer o envio do arquivo que contém os dados a serem transmitidos. As informações estarão protegidas por senha e certificado digital e somente os empregadores terão acesso a elas. O sistema oferece um módulo simplificado para MEI e Segurado Especial e outro para empresas e pessoas físicas.

Aguardar 48 horas

Após o envio do arquivo, por meio do login no portal do eSocial, a empresa terá que seguir as orientações do site e esperar 48 horas para o processamento das informações. Depois, ela poderá consultar o resultado do envio, para ter certeza de que o procedimento foi bem-sucedido e de que não há correções a serem feitas.

Fazer o download do arquivo

Ao fim do período de 48 horas, o profissional procurement manager — responsável pela realização do procedimento — precisa acessar novamente o sistema do eSocial, para fazer o download do arquivo processado. Nesse momento, será possível averiguar se as informações foram processadas ou rejeitadas. Se elas sofreram rejeição, será necessário fazer as alterações e eliminar as divergências encontradas.

O que fazer em caso de advertências?

Em caso de receber advertências sobre a divergência de dados cadastrais, é preciso retificá-las, solucionar as inconsistências e efetuar o reenvio do arquivo. Não existe opção e esse procedimento precisa ser feito com a máxima brevidade, para ter tempo de sanar eventuais problemas decorrentes da falha. Por essa razão, é indicado que essa atividade seja feita por profissionais qualificados.

Enfim, agora, você já está informado sobre o que precisa para fazer o saneamento de dados cadastrais. Como você pôde ver, o eSocial é um sistema que trouxe mudanças significativas e que exige atenção redobrada no envio das informações empresariais. Portanto, é preciso estar atento aos prazos e manter um controle rígido dos dados do negócio.

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